TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO Y LICENCIAMIENTO DE LA PLATAFORMA TOTALISYS COLLEGE
NIT: 900.906.806-3
Plataforma y Portales: https://superandoeducando.com/ | https://totalisyscollege.com/ y subdominios institucionales asignados.
1. ACEPTACIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente contrato regula el acceso y uso del ecosistema digital Totalisys College (en adelante, "la Plataforma"), desarrollado por SUPERANDO Y EDUCANDO S.A.S. El ingreso, registro, interacción en módulos, realización de trámites, solicitudes o pagos implica la aceptación expresa, incondicional y plena de estos Términos y Condiciones por parte de todos los perfiles de usuarios.
Si un usuario (Estudiante, Padre de Familia, Acudiente, Proveedor o Tercero) no está de acuerdo con las disposiciones aquí contenidas, deberá abstenerse de utilizar la Plataforma.
2. DERECHOS Y OBLIGACIONES SEGÚN EL PERFIL DE USUARIO
2.1. Padres de Familia y Acudientes Legales
Representación Legal: El acudiente declara ser el representante legal o tutor autorizado del estudiante matriculado en la institución educativa.
Seguimiento Académico y Administrativo: El acudiente es responsable de revisar periódicamente las notas, boletines, citaciones, avisos financieros y circulares emitidas en la Plataforma.
Veracidad y Actualización de Datos: Garantizar la veracidad de la información de contacto, médica, socioeconómica y de residencia registrada sobre el menor y sobre sí mismo.
Corresponsabilidad Financiera: Realizar el pago de matrículas, pensiones y cobros adicionales exclusivamente a través de los canales y pasarelas de pago integradas en la Plataforma.
Cumplimiento de Procesos de Calidad: Diligenciar los formularios, evaluaciones de satisfacción y registros de seguimiento requeridos por la institución y el sistema de soporte (Mesa de Ayuda).
2.2. Estudiantes
Uso Académico Ético: Utilizar la Plataforma exclusivamente para fines educativos, académicos, de consulta e interacción escolar.
Ciudadanía y Civismo Digital: Mantener un trato respetuoso, libre de acoso, discriminación, lenguaje obsceno o ciberbullying (grooming, phishing, acoso escolar) en los módulos de mensajería, tareas, foros o salas virtuales.
Propiedad Intelectual en Entregables: Cargar únicamente trabajos, talleres y archivos de su autoría o debidamente citados. Queda prohibida la carga de software malicioso, contenido explícito o archivos violatorios de derechos de autor.
Custodia del Perfil: El estudiante es responsable de las actividades realizadas desde su cuenta. No debe compartir su usuario ni contraseña con otros compañeros.
2.3. Proveedores, Contratistas y Terceros
Confidencialidad Operativa: Los proveedores con acceso a los módulos de Inventarios, Compras, Suministros o Facturación deberán mantener estricta confidencialidad sobre la información comercial, listas de precios, contratos y datos operativos de la institución.
Prohibición de Extracción de Datos (Scraping): Queda prohibida la extracción automatizada de datos de estudiantes, personal o directivos con fines de prospección comercial, publicidad o creación de bases de datos externas.
Validez de Trámites Digitales: Las órdenes de compra, cotizaciones y registros de suministros realizados mediante el módulo de Proveedores tendrán plena validez legal y comercial como mensajes de datos conforme a la Ley 527 de 1999.
3. SISTEMA DE TICKETS, MESA DE AYUDA Y AUDITABILIDAD DE CALIDAD (EFQM)
El módulo de Mesa de Ayuda / Tickets es el único canal oficial para la radicación, trámite y resolución de requerimientos técnicos de soporte para las plataformas.
Gestión de Tickets e Identificador Único: Toda solicitud generará un número de radicado (Ticket ID) que permitirá su trazabilidad y asignación al área competente.
Obligatoriedad de Formularios de Seguimiento: Para dar por cerrado un ticket o requerimiento, el usuario (Padre de Familia, Estudiante o Proveedor) se obliga a diligenciar el formulario de evaluación de calidad, seguimiento o encuesta de cierre correspondiente.
Respaldo en Estándares Internacionales (EFQM e ISO): El diligenciamiento de estos formularios es un requisito contractual y técnico indispensable para respaldar las auditorías periódicas de calidad, evaluación de estándares internacionales (modelo EFQM - European Foundation for Quality Management) y procesos de acreditación institucional. La negativa injustificada a completar dichos formularios exonerará a la Plataforma y a la Institución de reabrir el caso o certificar el cumplimiento del proceso.
Niveles de Servicio (SLA): Los tiempos de respuesta a los tickets estarán sujetos a los horarios de atención y prioridades establecidas por la Institución Educativa.
4. SISTEMA DE COMUNICACIONES Y MENSAJERÍA OFICIAL
Validez Legal de Notificaciones: El módulo de Comunicaciones (circulares, mensajes directos, avisos institucionales y citaciones) constituye la vía oficial formal de notificación entre la Institución Educativa, los Padres de Familia, los Estudiantes y los Proveedores.
Efectos Notificatorios: Todo mensaje enviado a través de la Plataforma se considerará entregado y notificado a partir de la fecha y hora de recepción registrada en los logs del sistema, surtiendo efectos administrativos y legales bajo la Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico y Mensajes de Datos).
Prohibición de Canales Informales: Ni la Plataforma ni la Institución Educativa se hacen responsables por acuerdos, autorizaciones o trámites académicos/financieros realizados a través de canales no oficiales (como grupos informales de mensajería instantánea, redes sociales o correos personales no institucionales).
Reglas de Convivencia: Los mensajes no deberán contener publicidad, spams, cadenas, contenidos difamatorios ni faltas de respeto hacia el personal docente o administrativo.
5. SALAS DE ATENCIÓN VIRTUAL Y FRONT DESK
El módulo de Salas de Atención (Atención al Cliente, Recepción Virtual, Citas con Docentes / Directivos y Videollamadas) se rige por las siguientes condiciones:
Agendamiento Previo e Identificación: El acceso a las salas de atención virtual requiere agendamiento previo y verificación de identidad del acudiente o usuario. El usuario debe mantener activa su cámara e identificarse con su nombre completo.
Grabación de Sesiones por Motivos de Calidad y Seguridad:
Las sesiones en salas virtuales de atención podrán ser grabadas, almacenadas y auditadas por la Institución y por SUPERANDO Y EDUCANDO S.A.S. con fines de control de calidad, evidencia de acuerdos alcanzados, auditoría EFQM y seguridad de la comunidad educativa.
La entrada a la sala virtual constituye la autorización expresa e irrevocable del usuario para dicha grabación.
Código de Conducta y Cierre de Sesión: Si durante una sesión virtual el usuario incurre en faltas de respeto, agresiones verbales, lenguaje inadecuado o actos ofensivos, el funcionario o directivo está facultado para finalizar inmediatamente la llamada o expulsar al usuario de la sala virtual, dejando la respectiva novedad registrada en el sistema de tickets.
6. PAGOS EN LÍNEA Y PASARELAS DE RECAUDO
Operación de Recaudo: Los pagos de matrículas, pensiones, plataformas, certificados o compras a proveedores se realizan mediante pasarelas de pago integradas (ePayco, Wompi, PSE, tarjetas de crédito/débito).
Responsabilidad de Transacciones: La validación de la transacción financiera es realizada directamente por la entidad bancaria y la pasarela de pago. SUPERANDO Y EDUCANDO S.A.S. no almacena datos de tarjetas bancarias ni claves de cuentas.
Comprobantes Oficiales: El único soporte válido de pago será el recibo o estado de cuenta emitido automáticamente por la Plataforma tras la aprobación de la pasarela.
7. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA (LEY 1581 DE 2012)
Roles: La Institución Educativa actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales. SUPERANDO Y EDUCANDO S.A.S. actúa como Encargado del Tratamiento, garantizando la infraestructura, la confidencialidad y los estándares de ciberseguridad.
Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes: La recolección de datos de menores de edad se realiza en estricto cumplimiento del Código de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006) y la Ley 1581 de 2012, requiriendo siempre la autorización previa de los padres o acudientes legales, garantizando el respeto a sus derechos fundamentales.
Derechos ARCO: Los titulares de los datos pueden ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición a través del canal de tratamiento de datos informado al final de este documento.
8. PROPIEDAD INTELECTUAL Y LICENCIAMIENTO DE SOFTWARE
La Plataforma Totalisys College, sus marcas, logos, desarrollo de código, bases de datos, algoritmos, arquitectura e interfaces son propiedad exclusiva de SUPERANDO Y EDUCANDO S.A.S.
Se otorga al usuario una licencia de uso personal, intransferible, revocable y no exclusiva limitada al periodo de vinculación con la Institución Educativa.
Queda expresamente prohibida la ingeniería inversa, descompilación, clonación, reventa o uso no autorizado del software.
9. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO Y SUSPENSIÓN DE CUENTAS
El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones estipuladas en este documento faculta a la Institución Educativa y a SUPERANDO Y EDUCANDO S.A.S. a:
Suspender preventivamente o bloquear definitivamente el usuario o acceso del infractor a la Plataforma.
Cancelar los tickets o solicitudes que no cumplan con el lenguaje o procedimientos establecidos.
Iniciar las acciones disciplinarias, civiles o penales correspondientes conforme al Manual de Convivencia Institucional y a las leyes colombianas vigentes.
10. LEGISLACIÓN APLICABLE Y CANALES DE CONTACTO
El presente contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Para cualquier solicitud relacionada con estos Términos y Condiciones, los usuarios pueden dirigirse a:
Razón Social: SUPERANDO Y EDUCANDO S.A.S.
NIT: 900.906.806-3
Correo de Soporte y PQRS: info@superandoeducando.com / contacto@totalisyscollege.com
Atención Telefónica: +57 321 8350252 / +57 322 8436054
Páginas Web: https://superandoeducando.com/ | https://totalisyscollege.com/